Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten in Immo-Guy ist:

Weitere Angaben stehen im Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (§38 BDSG) liegen bei der derzeitigen Größe nicht vor.

Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Hash, bcrypt), Vor- und Nachname, Kundennummer, Zeitpunkt der Registrierung, Zeitpunkt der letzten Anmeldung (nur der jeweils letzte, kein Verlauf), Abo- und Probemonat-Status sowie der Zeitpunkt, zu dem du Check bzw. Rent zum ersten Mal genutzt hast. Meldest du dich mit Google an, zusätzlich die Kennung deines Google-Kontos (siehe Abschnitt 6a). Richtest du die Bestätigung in zwei Schritten ein, zusätzlich den Schlüssel deiner Authenticator-App (verschlüsselt) und deine Wiederherstellungscodes (nur als nicht rückrechenbarer Hash). Im Profil kannst du freiwillig Anschrift, Telefonnummer, ein Profilbild und deine eigene Bankverbindung hinterlegen.

Immobiliendaten: alles, was du selbst einträgst – Adresse, Baujahr, Wohnfläche, Energiekennwerte, Sanierungsstand und geplante Maßnahmen, Kaufpreis und Kaufjahr, Finanzierungsangaben, deine Antworten im Förderinterview, Einnahmen und Ausgaben im Kostenbuch.

Mieter- und Vertragsdaten (nur im Bereich Rent): Name, E-Mail, Telefonnummer und weitere Bewohner, Wohneinheit, Vertragsbeginn, -typ und Befristung, Kaltmiete, Nebenkosten und Mietänderungen, Kaution, Mietzahlungen und Mahnstufen, Bankverbindung (IBAN und Kontoinhaber), Zahlungsweise, Mietkonto- oder Vertragsnummer, deine Notizen zum Mieter, Zählerstände, Übergabeprotokolle mit Fotos, Meldungen deiner Mieter (etwa Schäden, auch mit Fotos), ihre Rückmeldungen und Bewertungen zu erledigten Meldungen, Anliegen und Bescheinigungsanfragen, Angaben zu Untervermietung und Tierhaltung, Nebenkosten- und CO₂-Abrechnungen, Dienstpläne im Haus (wer in welcher Woche z. B. Winterdienst hat), ob und wann wir an einen Dienst oder Termin erinnert haben, und Kontrollgänge, die du dazu festhältst.

Kontakte und Aufträge: Name, Firma, Rolle, Telefon- und Mobilnummer, E-Mail, Anschrift und Notizen zu Handwerkern, Hausmeistern und anderen Kontakten, die du anlegst; bei einem Auftrag an einen Handwerker außerdem dessen Name, Firma und E-Mail, der Zugangscode zum Auftrag und die Nachrichten dazu.

Dokumente: von dir hochgeladene Dateien – Rechnungen, Belege, Verträge, Nebenkostenabrechnungen, Fotos – mit Dateiname, Dateityp und Größe sowie die Angaben, die die KI daraus ausgelesen hat (Abschnitt 6).

Nachrichten: Inhalte, Anhänge (Fotos, PDF) und Zeitpunkte der Nachrichten zwischen Vermieter, Mietern, Unterkonten und Handwerkern innerhalb der App, außerdem Aushänge sowie Terminfindungen samt Antworten.

KI-Verläufe: deine Fragen an den KI-Berater und dessen Antworten, die Sätze, die sich der KI-Berater zu einer Immobilie gemerkt hat, und der Umfang der Nutzung (Anzahl verarbeiteter Token, ohne Inhalte) zur Kostenkontrolle. Deine Gespräche mit dem KI-Berater werden zu deinem Konto auf unserem Server gespeichert und dienen als Gedächtnis für spätere Fragen; daraus und aus dem in der App geführten Schriftverkehr mit Mietern und Handwerkern bildet eine KI einen verdichteten Gesprächsstand je Immobilie, sobald du zu ihr den KI-Berater gefragt hast (Abschnitt 6). Diese Verläufe sind Teil deines Datenexports. Du kannst sie unter „Profil & Einstellungen“ mit „KI-Verlauf löschen“ jederzeit selbst löschen. Sonst löschen wir Verlauf und Stand einer Immobilie 24 Monate nach deiner letzten Frage dazu, spätestens mit dem Konto.

Support-Anfragen: was du uns per E-Mail oder über „Support kontaktieren“ schreibst; gibst du einen Import mit „Support fragen“ frei (Abschnitt 6), der Support-Fall mit deinem Anliegen, unserer Antwort und einem Protokoll der Arbeitsschritte ohne Inhalte.

Technische Daten: beim Aufruf der Anwendung fallen beim Hosting-Dienstleister übliche Server-Protokolle an (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse, Browserkennung). Bei einer Passwort-Zurücksetzung, die du selbst anforderst, nennen wir dir IP-Adresse und Browserkennung der Anfrage in der E-Mail, damit du erkennen kannst, ob die Anfrage von dir stammt; in unserer Datenbank speichern wir sie nicht.

Fehler- und Sicherheitsmeldungen: Tritt in der Anwendung ein Programmfehler auf oder meldet dein Browser einen Verstoß gegen unsere Sicherheitsregeln, übermittelt er automatisch eine technische Fehlermeldung an unseren Server: betroffene Seite (ohne Adresszusätze), Fehlermeldung, Programmstelle und Browserart. Inhalte, die du eingegeben hast, entfernen wir daraus, bevor wir etwas speichern; deine IP-Adresse und dein Konto speichern wir dabei nicht. Gleiche Fehler zählen wir zusammen und löschen sie 90 Tage nach ihrem letzten Auftreten.

Nachweis deiner Zustimmungen: Stimmst du den AGB und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu – bei der Registrierung oder später in der App –, speichern wir, welchem Dokument in welcher Fassung du wann auf welchem Weg zugestimmt hast, mit einer Prüfsumme des Wortlauts und der Sprache der Oberfläche; keine IP-Adresse und keine Gerätekennung. Du siehst das unter „Profil & Einstellungen“ → „Rechtstexte & Zustimmungen“; es ist Teil deines Datenexports.

Verwaltungsprotokoll: Zugriffe der Administration auf Kundendaten werden mit Zeitpunkt, handelnder Person und Anlass protokolliert – das dient deinem Schutz, nicht unserer Auswertung. Ebenso halten wir fest, wenn du deine Anmelde-E-Mail oder dein Passwort änderst oder die Bestätigung in zwei Schritten ein- oder ausschaltest: den Zeitpunkt, bei der E-Mail auch bisherige und neue Adresse – damit sich nachvollziehen lässt, falls jemand dein Konto umlenkt. Das Protokoll ist Teil deines Datenexports, dort ohne die Namen unserer Mitarbeitenden.

Nutzungsstatistik: Zur Verbesserung der Anwendung zählen wir anonym, wie oft einzelne Seiten aufgerufen – auch die öffentlich zugänglichen Seiten vor der Anmeldung – und einzelne Funktionen genutzt werden und bis zu welchem Schritt der Einrichtungsassistent durchlaufen wird. Gespeichert wird allein ein Tageszähler je Seite oder Funktion – ohne Bezug zu deinem Konto, deiner IP-Adresse oder deinem Gerät. Bist du angemeldet, prüft der Server beim Zählen nur, dass die Meldung aus einem angemeldeten Konto kommt. Die Zähler lassen keinen Rückschluss auf einzelne Personen zu; es werden keine Nutzungsprofile gebildet.

Eingaben im Schaukonto: Probierst du Immo Guy im Schaukonto aus („Ohne Anmeldung ausprobieren“), speichern wir, was du dort eingibst: deine Fragen an den KI-Berater, Name und Art einer Datei, die du beschreiben lässt, und welche KI-Funktion du auf welcher Seite genutzt hast. Dazu kommen der Zeitpunkt und eine zufällige Kennung je Besuch. Deine IP-Adresse und deine Browserkennung speichern wir dabei nicht. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBANs in deinen Eingaben machen wir vor dem Speichern unkenntlich. Die Einträge sieht nur unsere Administration, die KI liest sie nicht. Wir nutzen sie, um Immo Guy zu verbessern (berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und löschen sie nach 30 Tagen. Bitte gib im Schaukonto keine persönlichen Daten ein.

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Bereitstellung des Kontos, Speicherung und geräteübergreifende Synchronisierung deiner Daten, Ermittlung passender Förderprogramme, Berechnungen, Mieter- und Vertragsverwaltung, Nachrichtenaustausch samt Benachrichtigungen per E-Mail, die KI-Funktionen (Abschnitt 6), Beantwortung deiner Support-Anfragen, Abwicklung von Abonnement und Zahlung.

Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheit und Stabilität des Betriebs, Missbrauchsabwehr, Protokollierung administrativer Zugriffe, Nachweis, welchen Vertragsbedingungen du zugestimmt hast, Auswertung der KI-Nutzungskosten in aggregierter Form, anonyme Nutzungsstatistik zur Produktverbesserung, Auswertung der Eingaben im Schaukonto (Abschnitt 2), Betreuung neuer Kunden (eine tägliche interne Übersicht der Neuregistrierungen, Abschnitt 5). Widersprechen kannst du diesen Verarbeitungen nach Abschnitt 10.

Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Hinweise des KI-Beraters sind unverbindliche Einschätzungen und ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Energieberatung.

Immo-Guy setzt keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Im lokalen Speicher deines Browsers (localStorage) legen wir ab, was für den Betrieb der Anwendung erforderlich ist: dein Anmelde-Token, die gewählte Sprache, die Darstellung (hell/dunkel), deine Anredepräferenz und einen Zwischenstand deiner Daten für die Offline-Nutzung. Das ist nach §25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei, weil es ohne diese Speicherung keinen angemeldeten Betrieb gäbe. Du kannst diese Daten jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen.

Auf den öffentlichen Seiten vor der Anmeldung schaut der Seitenzähler (Abschnitt 2) nur nach, ob in deinem Browser ein Anmelde-Token liegt; Besuche angemeldeter Nutzer zählt er dort nicht mit. Der Token selbst wird dabei nicht übertragen; gemeldet wird nur, welche Seite aufgerufen wurde.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein. Soweit nicht anders gesagt, sind sie unsere Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: Sie verarbeiten die Daten nur nach unseren Weisungen und nicht für eigene Zwecke.

Nur wenn du „Mit Google anmelden" oder die Google-Kalender-Anbindung selbst nutzt, tauschen wir außerdem Daten mit Google Ireland Limited (Irland) aus. Google ist dabei kein Auftragsverarbeiter, sondern für dein Google-Konto eigener Verantwortlicher – Einzelheiten in Abschnitt 6a.

Wetterwarnungen. Wählst du an einem Winterdienst-Plan eine Gemeinde für den Wetter-Hinweis, fragt unser Server regelmäßig die amtlichen Warnungen des Deutschen Wetterdienstes für diese Gemeinde ab – über Bright Sky, eine frei zugängliche Schnittstelle auf die offenen Daten des Deutschen Wetterdienstes. Übermittelt wird dabei nur die Kennung der Gemeinde aus der Liste des Deutschen Wetterdienstes, keine Adresse, keine Angaben zu dir oder deinen Mietern. Bright Sky verarbeitet deshalb keine personenbezogenen Daten für uns und ist kein Auftragsverarbeiter.

Die KI-Funktionen von Immo-Guy laufen über Modelle von Anthropic (Abschnitt 5). Was dabei an Anthropic geht, hängt von der Funktion ab; wir schicken jeweils nur, was sie braucht. Rechtsgrundlage ist für deine eigenen Daten die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Angaben über deine Mieter, Handwerker und Kontakte verarbeiten wir dabei in deinem Auftrag (Abschnitt 8). Die vorbereiteten Fragen in der KI-Blase beantwortet Immo-Guy ohne KI.

KI-Berater und KI-Blase. Stellst du eine eigene Frage, gehen deine Frage, die letzten Nachrichten dieses Gesprächs und der Zusammenhang an Anthropic: Angaben zur geöffneten Immobilie, ihre Wohneinheiten mit Miete (ohne Namen und Kontaktdaten der Mieter), Namen, Arten, Daten und Größen deiner gespeicherten Dokumente, passende Förderprogramme, was an der Immobilie ansteht, die Sätze, die sich der KI-Berater zu dieser Immobilie gemerkt hat, und der verdichtete Gesprächsstand (siehe unten). Was ansteht, liest Immo-Guy dafür selbst aus deinem Konto: bis zu 15 Sanierungsmaßnahmen aus deiner Planung (auch erledigte), 10 offene Aufgaben, die nächsten 5 Termine und 5 offene Vorgänge – jeweils mit Titel und, soweit vorhanden, Datum (bei Terminen mit Uhrzeit) oder Zeitangabe und Stand, bei Maßnahmen auch mit den Kosten; ohne Beschreibungen und ohne Kontaktdaten. Namen von Mietern, Interessenten und Kontakten, die in deinem Konto stehen, ersetzt Immo-Guy darin vorher durch ihre Rolle, bei Mietern und Interessenten mit Wohneinheit, etwa „Mieter EG links“. Ist keine Immobilie geöffnet, geht das Anstehende aller deiner Immobilien mit, jeweils mit Anschrift oder Bezeichnung; ist eine geöffnet, von den übrigen nur Anzahlen. Bei jeder Frage prüft eine KI außerdem, ob sich daraus ein Satz zum Merken ergibt; einen solchen Satz speichert Immo-Guy sofort und zeigt dir einen Knopf, mit dem du ihn rückgängig machst. Bezieht sich deine Frage erkennbar auf ein früheres Gespräch, sucht eine KI die passende Stelle in deinem bisherigen KI-Verlauf.

Tippst du im Bereich Rent eine eigene Frage in die KI-Blase, geht vorher ein Verzeichnis mit, damit die KI dich direkt an die richtige Stelle führen kann: deine Objekte (Bezeichnung, Ort) und deine Vorgänge (Titel, Stand). Mieter und Kontakte aus deinem Adressbuch gehen nur mit, wenn du sie in deiner Frage nennst – und dann ohne Namen: Die App ersetzt den Namen vorher durch ein Kürzel und schickt dazu nur Objekt und Wohneinheit bzw. die Rolle (z. B. „Elektriker“). Namen in Vorgangstiteln ersetzt sie ebenso. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen gehen nicht mit.

Dokumente. Wenn du ein Dokument auslesen, einordnen oder benennen lässt, wird das Dokument selbst an Anthropic übermittelt – etwa beim Auslesen einer Nebenkostenabrechnung, eines Mietvertrags oder einer Handwerkerrechnung, beim Beschreiben eines hochgeladenen Dokuments, beim Einordnen eines Anhangs im Nachrichtenverlauf oder wenn der KI-Berater Namen, Art und zugehöriges Objekt deiner Dokumente vorschlägt; bei dieser Durchsicht gehen bis zu zehn gespeicherte Dokumente und die Adressen deiner Objekte mit. Das geschieht nur, wenn du ein Dokument dafür hochlädst oder die Durchsicht selbst startest – auch wenn du beim Einrichten deines Bestands mehrere Mietverträge auf einmal einlesen lässt –, nie beiläufig im Hintergrund. Was die KI ausliest, ist ein Vorschlag, den du prüfst.

Abfallkalender lesen. Lässt du im Abschnitt „Abfuhrtermine“ einer Immobilie einen Abfallkalender als PDF oder Foto auslesen, geht nur diese Datei an Anthropic – ohne Angaben zur Immobilie oder zu deinem Konto, ohne Adresse und ohne den Dateinamen. Ein Foto zeichnet dein Browser vorher neu und verkleinert es; dabei fallen die Zusatzangaben weg, die Kameras in die Bilddatei schreiben (EXIF), etwa der Aufnahmeort. Achte trotzdem darauf, dass das Foto nur den Kalender zeigt. Was die KI gelesen hat, zeigt dir die App als Vorschau. Gespeichert wird davon bei uns erst etwas, wenn du auf „Übernehmen“ drückst: die Termine, die du auswählst (Tag und Abfallart), und der Dateiname als Herkunft bei der Immobilie; die Datei selbst nur, wenn du „Datei auch unter Dokumente ablegen“ anhakst. Schlägt Immo-Guy dir einen Abfallkalender aus unserem Bestand vor, ordnet die App deine Immobilie ohne KI anhand ihrer Adresse zu; die Kalender im Bestand liest eine KI aus den Dateien, die die Landkreise veröffentlichen, ohne Angaben von dir oder deinen Mietern.

Texte, die die KI für dich entwirft. Lässt du einen Exposé-Text, eine Hausordnung oder aus deiner eigenen Beschreibung einen Entwurf (etwa für eine neue Immobilie) schreiben, gehen die dafür nötigen Angaben mit: beim Exposé die Objektangaben und die Beschreibungen deiner Fotos, bei der Hausordnung Angaben zum Haus und deine Antworten im Interview, beim Entwurf dein Text und die Seite, auf der du ihn schreibst. Übernehmen tust du den Entwurf selbst.

Nachrichten mit Mietern und Handwerkern. Drückst du im Nachrichtenverlauf mit einem Mieter auf den Knopf für einen Antwortvorschlag, gehen die Adresse des Objekts, der Name des Mieters und die letzten sechs Nachrichten an Anthropic; den Vorschlag schickst du selbst ab – oder nicht. Schreibst du oder ein Unterkonto einem Mieter oder Handwerker eine Nachricht mit mindestens 40 Zeichen, prüft eine KI automatisch, ob darin ein Termin steht, und schlägt ihn für den Kalender vor. Dafür geht nur diese eine Nachricht mit dem heutigen Datum an Anthropic; eingetragen wird der Termin erst mit deinem Klick.

Verdichteter Gesprächsstand. Damit der KI-Berater an frühere Gespräche anknüpfen kann, fasst eine KI je Immobilie deinen KI-Verlauf und den in der App geführten Schriftverkehr mit Mietern und Handwerkern automatisch zu einem kurzen Stand zusammen – jeweils sobald zehn neue Einträge vorliegen, aber erst, wenn du zu dieser Immobilie mindestens eine Frage an den KI-Berater gestellt hast. Dafür gehen die neuen Einträge (gekürzt) und der bisherige Stand an Anthropic. Die KI ist angewiesen, keine Kontaktdaten, Bankverbindungen oder Werturteile über Personen in den Stand aufzunehmen. Du kannst das in den Profil-Einstellungen unter »Gesprächsverlauf verdichten« ausschalten.

Dadurch können mittelbar auch Angaben über Mieter oder beauftragte Handwerker an Anthropic gelangen, soweit sie in diesem Schriftverkehr stehen – auch eine Telefonnummer oder Bankverbindung, die jemand in eine Nachricht schreibt: Frei geschriebenen Text filtern wir vor der Übermittlung nicht. Ein neuer Empfänger oder eine über Abschnitt 5 und 7 hinausgehende Weitergabe entsteht dadurch nicht – Anthropic bleibt Auftragsverarbeiter. Für die Rechte dieser Personen auf Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit (Art. 15, 17, 20 DSGVO) gelten Abschnitt 8 und 8a: Sie machen sie gegenüber dem Vermieter als verantwortlicher Stelle geltend. Mit der Löschung des Vermieter-Kontos werden auch diese Verläufe gelöscht.

Import einer Bestandsliste. Wenn du eine Bestandsliste (deine Mieter- oder Wohnungsliste) importierst, liest dein Browser die Datei – sie wird nicht hochgeladen. Damit die Spalten zugeordnet werden können, gehen nur die ersten acht Zeilen und bis zu fünf Beispielzeilen des Tabellenblatts an Anthropic; E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBAN werden vorher unkenntlich gemacht, Spalten mit IBAN oder Kontoinhaber gehen nur mit ihrer Überschrift mit. Fragst du Immo-Guy im Hilfe-Feld der Import-Seite, geht der Aufbau deines Imports mit (Spaltennamen, Zuordnung, Anzahl der Zeilen); einzelne Zeilen nur, wenn du nach genau diesen fragst, und auch dann ohne E-Mail, Telefon und Bankverbindung. Deine Liste selbst geht nie an Anthropic. Der Stapel, den du vor dem Übernehmen prüfst, liegt als Entwurf auf unserem Server wie deine übrigen Daten.

„In Ordnung bringen“. Drückst du im Stapel auf „In Ordnung bringen“, geht der Stapel dieses einen Imports an Anthropic – ohne Namen: Namen, Straßennamen, Mietkonto-Nummern und Wörter, die Immo-Guy nicht als harmlos kennt, ersetzen wir vorher auf unserem Server durch Platzhalter. E-Mail-Adressen und Telefonnummern gehen nur als Hinweis auf ihre Form mit („sieht aus wie eine Telefonnummer“), Bankverbindung und Bemerkungen nur als „vorhanden“. Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Lage, Beträge, Flächen, Daten und die Spaltenüberschriften gehen mit, weil die KI daran erkennt, was nicht stimmt. Welcher Platzhalter für welchen Namen steht, weiß nur unser Server, und nur für die Dauer dieser Anfrage. Die KI schlägt Änderungen vor; wir führen sie im Stapel aus und zeigen dir jede einzeln – du kannst jede zurücknehmen, und übernehmen in deinen Bestand tust du selbst.

„Support fragen“ und Support-Agent. Gibst du einen Import mit „Support fragen“ frei, kann unser Support genau diesen einen Import samt der Mieterdaten darin für höchstens sieben Tage einsehen und korrigieren. Ohne deine Freigabe ist die Einsicht nicht möglich, du kannst sie jederzeit beenden, und jeder Zugriff wird protokolliert. Übernehmen in deinen Bestand tust du selbst.

Einen so freigegebenen Fall kann unser Support-Agent bearbeiten – eine KI. Bevor sie anläuft, prüft ein Filter im Code dein Anliegen: Geht es etwa um Kündigung, Recht, Steuer, Datenschutz, Zahlungen, Fristen, Schäden oder eine Beschwerde, bearbeitet es ausschließlich ein Mensch; zusätzlich stuft eine KI das Anliegen ein und kann es ebenfalls nur an einen Menschen abgeben. Die KI liest dann dein Anliegen, unsere Hilfetexte und Import-Regeln und die Zeilen dieses einen Imports – E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindung darin nur als „vorhanden“, ohne den Inhalt. Sie kann den Entwurf dieses Imports korrigieren und eine Antwort entwerfen, aber nichts senden, freigeben oder in deinen Bestand übernehmen: Die Antwort schickt ein Mensch aus unserem Team, gekennzeichnet, wenn die KI sie geschrieben hat. Jeden Arbeitsschritt der KI protokollieren wir ohne Inhalte.

Speicherung bei Anthropic und Training. Nach seinen Vertragsbedingungen darf Anthropic die Inhalte unserer Anfragen nicht zum Training seiner KI-Modelle verwenden. Eingaben und Antworten löscht Anthropic nach eigenen Angaben spätestens 30 Tage nach Eingang; länger nur, wenn ein Gesetz es verlangt oder Anthropics automatische Prüfung eine Anfrage als Verstoß gegen seine Nutzungsrichtlinien markiert (dann bis zu zwei Jahre). Stand dieser Angaben: 28.09.2026.

Folgenabschätzung. Für die KI-Funktionen haben wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erstellt. Als Vermieter bekommst du auf Anfrage an info@immo-guy.com eine Vorlage für deine eigene Abschätzung zu den Daten deiner Mieter.

Bitte gib im Chat keine Angaben ein, die dort nicht hingehören – insbesondere keine Gesundheitsdaten, Bankverbindungen oder Angaben über Dritte, die für die Frage nicht nötig sind.

Beide Funktionen sind freiwillig. Du kannst Immo-Guy vollständig mit E-Mail und Passwort nutzen, ohne dass Daten mit Google ausgetauscht werden.

Mit Google anmelden. Wählst du diesen Weg, leiten wir dich zu Google weiter und bitten dort ausschließlich um die Berechtigungen „openid", „email" und „profile". Google übermittelt uns daraufhin die Kennung deines Google-Kontos, deine E-Mail-Adresse, die Angabe, ob Google diese Adresse bestätigt hat, sowie deinen Vor- und Nachnamen. Wir speichern davon die Google-Kontokennung, die E-Mail-Adresse und den Namen bei deinem Konto; ein Profilbild oder weitere Angaben aus deinem Google-Konto übernehmen wir nicht, und wir bewahren von der Anmeldung keine Zugangsschlüssel von Google auf.

Zweck ist, dich ohne eigenes Passwort anzumelden. Gibt es zu der E-Mail-Adresse schon ein Immo-Guy-Konto und hat Google die Adresse bestätigt, verknüpfen wir beide; ist sie nicht bestätigt, verknüpfen wir nicht und bitten um die Anmeldung mit Passwort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung des von dir gewählten Anmeldewegs). Die Angaben bleiben so lange gespeichert wie die übrigen Kontodaten (Abschnitt 9). Die Freigabe für Immo-Guy kannst du jederzeit in deinem Google-Konto unter „Drittanbieter-Apps und -Dienste" entfernen; mit der Löschung deines Immo-Guy-Kontos wird auch die gespeicherte Google-Kontokennung gelöscht.

Google-Kalender. Verbindest du in „Profil & Einstellungen" deinen Google-Kalender, bitten wir Google in einem eigenen, zusätzlichen Zustimmungsschritt um die Berechtigung „calendar.events". Wir nutzen sie nur in eine Richtung: Termine, die du in Immo-Guy anlegst, änderst oder löschst, tragen wir in den Hauptkalender deines Google-Kontos ein, ändern oder löschen sie dort. Übertragen werden dabei nur Titel, Datum und gegebenenfalls Uhrzeit des Termins. Wir lesen keine vorhandenen Einträge deines Google-Kalenders und übernehmen nichts daraus zurück. Hast du ein Unterkonto, verbindet es seinen eigenen Kalender; Termine landen im Kalender der Person, die sie angelegt hat.

Gespeichert werden dafür die von Google ausgestellten Zugangsschlüssel (Zugriffs- und Erneuerungs-Token) samt Ablaufzeit, der Zeitpunkt der Verbindung und zu jedem übertragenen Termin die Kennung, unter der Google ihn führt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir eingeschalteten Funktion). Die Zugangsschlüssel bleiben gespeichert, bis du die Verbindung trennst oder dein Konto löschst. Beim Trennen widerrufen wir die Berechtigung bei Google und löschen die Zugangsschlüssel bei uns; Termine, die bereits in deinem Google-Kalender stehen, bleiben dort, bis du sie selbst entfernst.

Bitte bedenke: Was du in den Titel eines Termins schreibst – etwa den Namen eines Mieters –, steht danach auch in deinem Google-Kalender und wird von Google nach dessen eigenen Bedingungen verarbeitet.

Empfänger und Übermittlung. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google verarbeitet die Daten deines Google-Kontos als eigener Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung (policies.google.com/privacy). Eine Übermittlung an Google LLC in den Vereinigten Staaten ist dabei möglich; siehe Abschnitt 7.

Zusage zur Verwendung von Google-Daten. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Immo-Guy über Google-APIs erhält, an andere Anwendungen hält sich an die Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use"). Konkret: Wir verwenden diese Daten nur, um die oben beschriebenen Funktionen bereitzustellen, geben sie außer an die in Abschnitt 5 genannten Auftragsverarbeiter – und an diese nur, soweit der Betrieb es erfordert – nicht an Dritte weiter, lassen sie nicht von Menschen einsehen, außer du bittest uns darum oder es ist zur Sicherheit oder aus rechtlichen Gründen nötig, nutzen sie nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und verwenden sie nicht zum Trainieren von KI-Modellen.

Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten oder andere Länder außerhalb der EU ist mit Risiken verbunden: Behörden dort können unter bestimmten Voraussetzungen auf Daten zugreifen, und die Rechtsschutzmöglichkeiten entsprechen nicht denen innerhalb der EU. Wir stützen jede solche Übermittlung auf eine Grundlage der DSGVO – den EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO) oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO):

Ob ein Unternehmen unter dem Data Privacy Framework zertifiziert ist, kannst du in der offiziellen Liste unter dataprivacyframework.gov nachsehen.

Für die Daten deiner Mieter, die du in Immo-Guy einträgst, bist du der Verantwortliche im Sinne der DSGVO – wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen. Den dafür nötigen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir elektronisch: mit dem Häkchen, mit dem du den AGB und dem Vertrag zustimmst – bei der Registrierung (bei „Mit Google anmelden“ auf der Seite danach) oder, wenn wir dich darum bitten, in der App. Er ist Teil der AGB und gilt für jede Nutzung, auch im Probemonat. Welche Fassung du wann angenommen hast, siehst du unter „Profil & Einstellungen“ → „Rechtstexte & Zustimmungen“; dort kannst du ihn auch herunterladen.

Für deine Mieterdaten setzen wir die in Abschnitt 5 genannten Dienstleister ein. Deine Mieter über die Verarbeitung zu informieren (Art. 13, 14 DSGVO), ist als Verantwortlicher deine Aufgabe; du kannst dafür auf diese Erklärung verweisen, insbesondere auf Abschnitt 8a. Läuft dein Konto aus (Abschnitt 9), kündigen wir das auch deinen Mietern und Unterkonten mit Zugang per E-Mail an.

Deine Mieter haben ihre Betroffenenrechte dir gegenüber geltend zu machen, nicht uns gegenüber. Wenn uns eine solche Anfrage erreicht, leiten wir sie an dich weiter.

Bankverbindung und Notizen zu deinen Mietern. Trägst du IBAN, Kontoinhaber, Zahlungsweise, eine Mietkonto- oder Vertragsnummer oder eine Notiz zu einem Mieter ein oder übernimmst sie aus einer Bestandsliste, speichern wir sie vollständig – die IBAN brauchst du, um Guthaben oder Kaution zurückzuzahlen. Im Klartext siehst nur du diese Angaben; deine Unterkonten sehen sie nicht, und im Mieterportal erscheinen seine Bankverbindung und deine Notiz nicht. Dein Mieter bekommt seine eigene Bankverbindung in seiner Datenkopie, deine Notiz nicht. In unserer Verwaltungsansicht sind IBAN und Kontoinhaber bis auf die letzten vier Zeichen unkenntlich, und aus diesen Feldern gehen sie nie an die KI. Steht eine Bankverbindung in einem Dokument oder einer Nachricht, die eine KI-Funktion liest, gilt Abschnitt 6.

Kontakte im Mieterportal. Ob ein Kontakt – etwa Hausmeister oder Notdienst – deinen Mietern im Portal angezeigt wird, entscheidest du je Kontakt; ab Werk ist das aus, und Anschrift und Notizen eines Kontakts sehen Mieter nie. Eine private Telefonnummer zeig bitte nur, wenn die Person damit einverstanden ist.

Was deine Mieter im Mieterportal sehen und ändern. Hinterlegst du eine Bankverbindung für die Miete (Empfänger, IBAN, auf Wunsch BIC und ein Muster für den Verwendungszweck), speichern wir sie mit dem Zeitpunkt, an dem sich Empfänger oder IBAN zuletzt geändert haben, und zeigen sie deinen Mietern mit laufendem Vertrag im Mieterportal. An die KI geben wir sie nie weiter; in unserer Verwaltungsansicht sind Empfänger und IBAN bis auf die letzten vier Zeichen unkenntlich. Ebenso sehen Mieter mit laufendem Vertrag die Haus-Infos, die du für ihr Haus hinterlegst – Kontaktdaten anderer Personen trag dort bitte nur mit deren Einverständnis ein –, und was du am Mietvertrag zu Untervermietung und Tierhaltung einträgst. Ändern deine Mieter im Portal ihre Telefonnummer oder Kontakt-E-Mail, siehst du im Gespräch den alten und den neuen Wert und im Mietkonto, wann sie was geändert haben; an die KI geben wir die Werte nicht weiter.

Eine bewusste Grenze: Auf das Passwort eines Mieterkontos hast du keinen Zugriff und keine Möglichkeit, es zurückzusetzen. Nachrichten, die ein Mieter an dich schickt, kannst du lesen – seine Zugangsdaten nicht.

Dein Vermieter bzw. Auftraggeber nutzt Immo-Guy, um seine Vermietung zu verwalten. Für die Daten, die er einträgt und die zwischen euch ausgetauscht werden – etwa Vertrag, Miete, Abrechnungen, Meldungen und Nachrichten –, ist er verantwortlich; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag (Abschnitt 8). Für dein eigenes Konto – E-Mail-Adresse, Passwort, Zeitpunkt der letzten Anmeldung und deine Zugänge zu Vermietern – sind wir verantwortlich (Abschnitt 1). Rechtsgrundlage dafür ist die Bereitstellung des Zugangs, den du mit der Einladung angenommen hast (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Dein Konto besteht, solange du über Immo-Guy Zugang zu mindestens einem Vermieter hast. Löscht dein Vermieter sein Konto, löschen wir deines mit, wenn du bei niemandem sonst Zugang hast. Hat dein Vermieter deinen Zugang entfernt und du hast keinen anderen mehr, löschen wir dein Konto 30 Tage nach deiner letzten Anmeldung – lädt er dich in dieser Zeit wieder ein, meldest du dich einfach mit deinem bisherigen Passwort an. Schaltet er deinen Zugang nur ab, ohne ihn zu entfernen, bleibt dein Konto bestehen. Was dein Vermieter über dich eingetragen hat, etwa Vertrag und Nachrichten, liegt in seinem Konto und folgt seinen Fristen.

Nutzt dein Vermieter die KI-Funktionen, können Angaben über dich an unseren KI-Dienstleister Anthropic gehen – etwa dein Name, deine Wohneinheit und Nachrichten aus eurem Verlauf, die in einen verdichteten Gesprächsstand für deinen Vermieter einfließen (Abschnitt 6). Über neue Nachrichten deines Vermieters benachrichtigen wir dich per E-Mail ohne deren Inhalt; Aushänge bekommst du per E-Mail mit vollem Text, wenn du keinen Zugang zum Mieterportal hast (Abschnitt 5).

Im Mieterportal siehst du, solange dein Mietvertrag läuft, die Bankverbindung, die dein Vermieter für die Miete hinterlegt hat, seine Haus-Infos (etwa wo die Mülltonnen stehen oder die Nummer eines Störungsdienstes) und die Termine, die er dort zeigt. Dateien, die er für dich freigibt (etwa deinen Mietvertrag oder Belege zur Nebenkostenabrechnung), kannst du ansehen und herunterladen. Öffnet jemand aus deinem Haushalt ein Dokument, merken wir uns das, damit es nicht mehr als neu erscheint; in der App zeigen wir das deinem Vermieter nicht.

Stellst du ein Anliegen – etwa zur Untervermietung, Tierhaltung, zu einem Umbau oder deinem Auszug – oder bittest du um eine Bescheinigung, speichern wir deine Angaben als Nachricht in der Unterhaltung mit deinem Vermieter. Dazu können Angaben über andere Personen gehören, etwa der Name eines Untermieters. Sehen können sie dein Vermieter, seine Mitarbeiter mit eigenem Zugang, die deine Nachrichten bearbeiten dürfen, und die Personen deines Haushalts mit Portalzugang.

Meldest du zu einer erledigten Meldung zurück, ob alles passt oder der Mangel noch besteht, speichern wir deine Antwort mit Zeitpunkt an der Meldung und vermerken sie im Gespräch mit deinem Vermieter. Bewertest du eine erledigte Meldung mit 1 bis 5, speichern wir die Zahl mit Zeitpunkt an der Meldung; sehen können sie dein Vermieter und die Personen deines Haushalts mit Portalzugang – nicht seine Mitarbeiter mit eigenem Zugang und nicht der Handwerker.

Deine Telefonnummer und deine Kontakt-E-Mail kannst du im Portal selbst ändern. Wir speichern, wann du was geändert hast, und den bisherigen Wert; dein Vermieter sieht die Änderung mit altem und neuem Wert, die Personen deines Haushalts und seine Mitarbeiter mit eigenem Zugang sehen im gemeinsamen Gespräch nur, dass du etwas geändert hast. Deine Anmelde-E-Mail-Adresse bleibt davon unberührt.

Teilt dich dein Vermieter für einen Dienst im Haus ein, siehst du deine Wochen im Portal. Am Vorabend deines Dienstes und vor Terminen, die dein Vermieter mit dir eingetragen hat, erinnern wir dich per Mail; gibt es in deinem Portal Neues, weisen wir dich ab 18 Uhr mit einer kurzen Mail darauf hin (Abschnitt 5). Möchtest du keine solchen Erinnerungen und Hinweise, sag deinem Vermieter Bescheid – er kann sie für dich abschalten; Mails zu neuen Nachrichten bekommst du weiter. Dein Vermieter sieht, ob die Erinnerung verschickt wurde – nicht, ob du sie geöffnet hast.

Hast du Winterdienst und warnt der Deutsche Wetterdienst für deinen Wohnort vor Schnee oder Glätte, weisen wir dich im Portal und per Mail darauf hin. Klickst du im Portal auf „Verstanden“, merken wir uns das nur, damit der Hinweis auf deinen anderen Geräten nicht wiederkommt – dein Vermieter sieht weder den Hinweis noch, ob du ihn gelesen hast. Im Profil kannst du die Nachtruhe einschalten: Dann halten wir Mails, die zwischen 22 und 6 Uhr anfallen, bis 6 Uhr zurück. Bis dahin liegen sie ohne deine E-Mail-Adresse bei uns; danach löschen wir sie.

Als Handwerker brauchst du kein Konto: Du erreichst den Auftrag über einen Link mit Zugangscode. Gespeichert werden dabei Name, Firma und E-Mail-Adresse, die dein Auftraggeber eingetragen hat, und die Nachrichten zum Auftrag. Ist deine E-Mail-Adresse hinterlegt, benachrichtigen wir dich über neue Nachrichten, ohne deren Inhalt. Die Nachrichten zum Auftrag sowie deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und den Zugangscode löschen wir fünf Jahre nach Abschluss des Auftrags; die Firma bleibt beim Auftrag deines Auftraggebers stehen.

Deine Rechte zu diesen Daten (Auskunft, Berichtigung, Löschung) machst du bei deinem Vermieter bzw. Auftraggeber geltend; erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie weiter. Zu deinem eigenen Konto wende dich an uns: Eine formlose Nachricht an info@immo-guy.com genügt, und du bekommst eine Kopie deiner Kontodaten, deiner Angaben zum Mietverhältnis und deiner Nachrichten mit deinem Vermieter, oder wir löschen dein Konto. Läuft das Konto deines Vermieters aus, kündigen wir dir das Ende deines Zugangs vorher per E-Mail an (Abschnitt 9).

Solange dein Konto besteht, bleiben deine Daten gespeichert. Nach einer Kündigung bleibt dein Zugang zunächst lesend erhalten, damit du deine Daten weiter einsehen und exportieren kannst; ist ein Bereich pausiert, kannst du weiterhin alles lesen und vollständig exportieren.

Sechs Monate nach Vertragsende – dazu zählt auch ein abgelaufener Probemonat ohne Abo – kündigen wir die Löschung per E-Mail an und löschen dein Konto samt aller Inhalte 30 Tage später. Bei einer Löschung durch dich selbst geschieht das sofort und unwiderruflich. Deinen KI-Verlauf kannst du auch einzeln jederzeit selbst löschen (Abschnitt 2).

Löschst du eine einzelne Immobilie, liegt sie mit allem, was daran hängt (Mieter, Nachrichten, Dokumente, Termine, Portal-Zugänge), noch 30 Tage im Papierkorb – so lange kannst du sie zurückholen. Danach löschen wir sie endgültig. Löschst du dein Konto, ist auch der Papierkorb sofort weg.

Hochgeladene Dateien, die gelöscht werden – einzeln, mit einer Immobilie nach Ablauf des Papierkorbs oder mit deinem Konto –, entfernen wir auch aus unserem Dateispeicher (Abschnitt 5). Dort liegen sie danach noch 30 Tage in der Sicherung, damit sich nach einer Panne nichts unwiederbringlich verliert; dann sind sie endgültig gelöscht.

Den Gesprächsverlauf eines Handwerkerauftrags sowie Name, E-Mail-Adresse und Zugangscode des Handwerkers löschen wir fünf Jahre nach Abschluss des Auftrags – so lange läuft die Gewährleistung am Bau. Der Auftrag selbst und deine Dokumente dazu bleiben. Einen angefangenen Import, den du nie übernommen hast, löschen wir 44 Tage nach der letzten Bearbeitung.

Die Angaben zu Briefen, die du über den Briefversand verschickst (Anschriften, Betreff, Status, Preis), löschen wir drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem das Mietverhältnis endete oder der Brief verschickt wurde – je nachdem, was später liegt. Löschst du vorher den Mieter oder die Immobilie, gehen sie mit; nur ein Brief, der in dem Moment noch unterwegs ist, bleibt, bis die Frist ab seinem Versand abgelaufen ist. Die Kopie des Briefs und den Versandnachweis bei den Dokumenten kannst du jederzeit selbst löschen. In unserer Rechnung an dich steht zu jedem Brief nur Datum, Art und Versandweg, nicht der Name des Empfängers.

Zu Dienstplänen bewahren wir die festgeschriebenen Wochen (wer wann Dienst hatte, mit Name und Wohneinheit zu diesem Zeitpunkt), die Erinnerungen dazu und deine Kontrollgänge drei Jahre nach dem Ende des Jahres auf, in dem die Woche bzw. der Kontrollgang lag – so lange können Ansprüche, etwa nach einem Sturz bei Glätte, in der Regel geltend gemacht werden (§§ 195, 199 BGB). Zieht ein Mieter aus, bleiben sie bis dahin stehen; mit der Immobilie (nach dem Papierkorb) und mit deinem Konto löschen wir sie. Den Vermerk, dass wir an einen Termin erinnert oder dich auf Neues im Mieterportal hingewiesen haben, löschen wir 90 Tage nach dem Termin bzw. dem Tag, um den es im Hinweis geht.

Wetter-Hinweise zum Winterdienst und das „Verstanden“ dazu löschen wir 14 Tage nach dem gewarnten Tag, den Vermerk, dass wir dazu eine Mail verschickt haben, nach 90 Tagen.

Zugänge, die du Mietern oder Mitarbeitenden gegeben hast, enden mit deinem Konto; deren Konten löschen wir mit, wenn sie bei niemandem sonst Zugang haben. Ein Konto, das keinen Zugang mehr hat, löschen wir 30 Tage nach der letzten Anmeldung.

Support-Anfragen, die nicht mit deinem Konto verknüpft sind (etwa eine E-Mail an uns), löschen wir zwölf Monate nach ihrem Abschluss, das Protokoll der Arbeitsschritte nach 90 Tagen.

Davon unberührt bleiben – auch bei einer Löschung durch dich selbst – Rechnungen und Buchungsbelege: die müssen wir acht Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Sie werden getrennt von deinen Inhalten gespeichert und nur für diesen Zweck verwendet.

Den Nachweis deiner Zustimmungen (Abschnitt 2) löschen wir mit deinem Konto. Hattest du ein bezahltes Abo, bewahren wir ihn getrennt auf, solange Ansprüche aus dem Vertrag verjähren können – drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet (§§ 195, 199 BGB).

Ebenfalls erhalten bleibt das Verwaltungsprotokoll (Abschnitt 2), auch über die Löschung deines Kontos hinaus: Es soll gerade nachweisen, wer wann aus welchem Anlass auf Kundendaten zugegriffen oder ein Konto gelöscht hat. Es enthält dazu deine E-Mail-Adresse und bei Nachrichten unseres Teams an dich auch deren Text. Wir löschen es drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der Eintrag entstanden ist.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine formlose Nachricht an info@immo-guy.com genügt.

Auskunft und Datenübertragbarkeit kannst du sofort selbst ausüben: unter „Profil & Einstellungen" liegt „Meine Daten exportieren" – das liefert eine vollständige, maschinenlesbare Kopie aller zu deinem Konto gespeicherten Daten; die hochgeladenen Dateien selbst bekommst du dort mit „Alle Dateien herunterladen“ auf einmal als ZIP-Datei, mit einem Verzeichnis aller Dateien. Beides steht dir unabhängig davon zur Verfügung, ob dein Abo gerade aktiv ist. Ebenso kannst du dein Konto dort selbst löschen. Als Mieter, Unterkonto oder Handwerker gilt Abschnitt 8a.

Du kannst dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Bundesland deines gewöhnlichen Aufenthalts oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

Für uns zuständig ist:

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich vorher per E-Mail oder in der App. Das Datum oben zeigt den Stand dieser Fassung.