Immo-Guy · Vertrag zur AuftragsverarbeitungFassung vom 30.09.2026. Diese Fassung wird nicht mehr geändert. Die jeweils aktuelle Fassung steht unter immo-guy.com/avv.html.
Fassung vom 30.09.2026
Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
zwischen dir als Kunde von Immo-Guy – im Folgenden „du“, der Verantwortliche im Sinne der DSGVO, mit den Angaben aus deinem Konto – und
Lars Mildenberger
Schulstraße 73
65594 Runkel-Steeden
Deutschland
info@immo-guy.com
– im Folgenden „wir“, der Auftragsverarbeiter.
1. Gegenstand, Geltung und Dauer
1.1 Wenn du in Immo-Guy Daten über andere Menschen einträgst – vor allem über deine Mieter, weitere Bewohner, Handwerker, Kontakte und Personen mit einem Unterkonto –, bist du für diese Daten verantwortlich. Wir verarbeiten sie ausschließlich in deinem Auftrag und nur, um dir Immo-Guy nach unseren AGB bereitzustellen. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Daten und die betroffenen Personen beschreibt Anlage 1.
1.2 Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind die Daten, für die wir selbst verantwortlich sind: dein eigenes Konto (etwa E-Mail-Adresse, Passwort, Abo-Status) und die Konten der Personen, die du einlädst, also deren Zugangsdaten und Zugänge. Dafür gilt die Datenschutzerklärung (Abschnitte 1 bis 3 und 8a).
1.3 Dieser Vertrag ist Teil der AGB (Ziffer 7a). Er gilt ab deiner Registrierung für jede Nutzung von Immo-Guy – im Probemonat, bei einer Freischaltung durch uns und im kostenpflichtigen Abo – und endet, wenn wir keine Daten mehr in deinem Auftrag verarbeiten (Ziffer 9). Widerspricht eine Regel der AGB diesem Vertrag, geht für die Verarbeitung personenbezogener Daten dieser Vertrag vor.
2. Weisungen
2.1 Wir verarbeiten die Daten nur auf deine dokumentierte Weisung – auch was eine Übermittlung in ein Land außerhalb der EU angeht –, es sei denn, das Recht der EU oder Deutschlands verpflichtet uns zu einer Verarbeitung. Dann teilen wir dir das vorher mit, sofern das Gesetz eine solche Mitteilung nicht verbietet.
2.2 Deine Weisungen sind: dieser Vertrag und die AGB, alles, was du in Immo-Guy einstellst und auslöst – etwa einen Mieter anlegen, eine Nachricht oder einen Aushang senden, eine KI-Funktion aufrufen, einen Import freigeben, ein Konto löschen –, und Einzelweisungen, die du uns in Textform schickst, etwa per E-Mail an info@immo-guy.com. Wie Support und Verwaltung auf deine Daten zugreifen dürfen, regelt Anlage 4.
2.3 Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir dir das unverzüglich.
3. Vertraulichkeit
Wer bei uns Zugang zu deinen Daten bekommt, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.
4. Sicherheit der Verarbeitung
Wir treffen die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die Anlage 2 beschreibt. Wir entwickeln sie mit der Anwendung weiter; das Schutzniveau senken wir dabei nicht. Ändert sich Anlage 2 auf diese Weise, braucht das keine neue Zustimmung – die aktuelle Fassung steht immer auf dieser Seite.
5. Unterauftragsverarbeiter
5.1 Du genehmigst allgemein, dass wir die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter einsetzen.
5.2 Wollen wir einen weiteren Unterauftragsverarbeiter hinzuziehen oder einen ersetzen, informieren wir dich mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an die Adresse deines Kontos. Du kannst innerhalb dieser vier Wochen in Textform widersprechen, ohne das zu begründen. Dann setzen wir ihn für deine Daten nicht ein; ist uns das nicht möglich, kannst du den Vertrag zum Zeitpunkt der Änderung ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Der Vertrag endet nicht von selbst.
5.3 Jeden Unterauftragsverarbeiter verpflichten wir vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten, die dieser Vertrag uns auferlegt. Erfüllt er sie nicht, haften wir dir gegenüber dafür wie für eigenes Handeln.
6. Wo verarbeitet wird
Deine Daten liegen in der EU (Anlage 3). Verarbeitungen außerhalb der EU – heute die KI-Funktionen – finden nur statt, soweit Anlage 3 sie nennt und eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO besteht.
7. Unterstützung
7.1 Rechte der Betroffenen. Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit für deine Mieter und Kontakte kannst du mit den Funktionen der App selbst erfüllen: bearbeiten, löschen und „Meine Daten exportieren“. Darüber hinaus unterstützen wir dich, soweit es uns möglich ist. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an dich weiter und beantworten sie nicht selbst.
7.2 Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Wir unterstützen dich bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen und Benachrichtigungen nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und einer vorherigen Konsultation – im Rahmen der Informationen, die uns vorliegen.
7.3 Datenpannen. Erfahren wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die deine Daten betrifft, melden wir sie dir unverzüglich per E-Mail, mit den Angaben, die du für eine eigene Meldung brauchst, soweit sie uns vorliegen.
8. Nachweise und Kontrollen
Wir stellen dir die Informationen zur Verfügung, die du brauchst, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen. Überprüfungen – auch Inspektionen – durch dich oder einen von dir beauftragten, zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer ermöglichen wir und tragen dazu bei; sprich einen Termin bitte mit angemessenem Vorlauf mit uns ab.
9. Rückgabe und Löschung
9.1 Rückgabe. Deine Daten bekommst du jederzeit selbst: „Meine Daten exportieren“ unter „Profil & Einstellungen“ liefert eine maschinenlesbare Datei – auch wenn dein Abo pausiert oder beendet ist. Die Inhalte hochgeladener Dateien lädst du einzeln in der App herunter.
9.2 Löschung. Löschst du dein Konto selbst, löschen wir deine Daten sofort. Endet der Vertrag auf andere Weise – durch Kündigung oder weil ein Probemonat ohne Abo abläuft –, bleibt dein Zugang zunächst lesend erhalten. Sechs Monate nach Vertragsende kündigen wir die Löschung per E-Mail an – dir und deinen Mietern und Unterkonten, die einen Zugang haben – und löschen 30 Tage später. Diese Fristen und die Ankündigung an deine Mieter und Unterkonten sind deine Weisung; eine Verlängerung auf deinen Wunsch ist möglich.
9.3 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten betreffen nur unsere eigenen Belege über unseren Vertrag mit dir, nicht die Daten deiner Mieter und Kontakte.
10. Änderungen dieses Vertrags
Diesen Vertrag ändern wir nur mit deiner Zustimmung: Eine neue Fassung schicken wir dir vorher per E-Mail, zustimmen kannst du mit einem Klick in der App. Schweigen gilt nicht als Zustimmung. Für neue Unterauftragsverarbeiter gilt Ziffer 5.2, für Anlage 2 Ziffer 4. Jede Fassung trägt ein Datum.
11. Vertragsschluss, Nachweis und Sprache
Diesen Vertrag schließen wir elektronisch (Art. 28 Abs. 9 DSGVO): mit dem Häkchen bei der Registrierung oder auf der Zustimmungsseite in der App. Wir speichern dazu, welches Dokument in welcher Fassung du wann auf welchem Weg angenommen hast, mit einer Prüfsumme des Wortlauts und der Sprache der Oberfläche – keine IP-Adresse. Diese Angaben und den Vertrag zum Herunterladen findest du unter „Profil & Einstellungen“ → „Rechtstexte & Zustimmungen“. Vertragssprache ist Deutsch.
Anlage 1 – Gegenstand, Art und Zweck, Daten, Betroffene
Zweck: Bereitstellung von Immo-Guy für deine Immobilien und Vermietung – Speichern und Anzeigen deiner Einträge, Berechnungen, Mieterportal, Unterkonten und Handwerker-Zugang, Nachrichten, Aushänge und Terminfindungen samt Benachrichtigungen per E-Mail, Ablage von Dokumenten, KI-Funktionen, Übernahme von Bestandslisten, Support.
Art der Verarbeitung: Speichern, Ordnen, Anzeigen, Verknüpfen, Weitergeben an die Empfänger, die du in der App bestimmst (Mieter, Unterkonten, Handwerker), Versand von E-Mails, Auswerten durch KI-Funktionen auf deine Veranlassung, Exportieren und Löschen.
Betroffene Personen: deine Mieter und weitere Bewohner; Handwerker und ihre Ansprechpartner; Hausmeister, Verwalter und andere Kontakte, die du anlegst; Personen, denen du ein Unterkonto einrichtest; Personen, die in deinen Dokumenten und Nachrichten genannt sind.
Arten der Daten:
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) fragt Immo-Guy nicht ab. Stehen sie in Freitexten, Nachrichten oder Dokumenten, gilt dieser Vertrag auch für sie.
Anlage 2 – Technische und organisatorische Maßnahmen
Stand wie die Fassung oben. Wir nennen nur Maßnahmen, die gebaut sind.
Betrieb. Anwendung und Datenbank laufen bei Render Services, Inc. in der EU-Region Frankfurt am Main (Anlage 3). Die Anwendung wird über HTTPS ausgeliefert, und der Server weist den Browser an, sie nur verschlüsselt aufzurufen (HSTS).
Dateien. Hochgeladene Dateien – Dokumente und Fotos – legen wir bei Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Deutschland ab (Anlage 3). Jede Datei verschlüsseln wir vorher selbst (AES-256); den Schlüssel verwahren nur wir, Hetzner erhält nur verschlüsselte Daten. Der Speicher ist nicht öffentlich erreichbar: Abgerufen wird eine Datei ausschließlich über unseren Server, der dabei prüft, zu welchem Konto sie gehört. Gelöschte oder ersetzte Dateien bewahrt der Speicher noch 30 Tage als Sicherung auf, dann werden sie endgültig gelöscht.
Anmeldung. Passwörter speichern wir nur als bcrypt-Hash, nie im Klartext. Links zum Zurücksetzen eines Passworts gelten eine Stunde, gespeichert wird nur ein Hash davon, nach der Verwendung wird er gelöscht; auch Einladungslinks speichern wir nur als Hash. Angemeldet wird mit einem signierten Token; ob ein Konto gesperrt ist, welche Verwaltungsrechte es hat und welche Rechte ein Unterkonto hat, prüft der Server bei jeder Anfrage neu. Bei „Mit Google anmelden“ schützt ein einmaliger Prüfwert den Rückweg gegen untergeschobene Anfragen. Die Registrierung ist durch ein verstecktes Formularfeld und eine Mindestausfüllzeit gegen einfache Bots geschützt. Nach zu vielen Fehlversuchen sperrt der Server weitere Versuche vorübergehend – bei Anmeldung und Registrierung, beim Einlösen von Links zum Zurücksetzen oder Einladen und bei Zugangscodes für Handwerker; auch das Anfordern eines neuen Passworts ist je Stunde begrenzt.
Trennung und Zugriff. Alle Daten sind einem Kundenkonto zugeordnet, und jede Abfrage ist auf das angemeldete Konto beschränkt. Unterkonten erhalten nur die Rechte, die du einzeln vergibst, auf Wunsch nur für bestimmte Objekte; ohne freigegebene Objekte sehen sie keines. Mieter sehen nur ihr eigenes Mietverhältnis; Bankverbindung und deine Notizen zum Mieter werden an das Mieterportal nicht ausgeliefert. Das öffentliche Schaukonto ist serverseitig schreibgeschützt.
Zugriffe der Verwaltung. Einsicht unserer Verwaltung in deine Inhalte ist nur mit Angabe eines Anlasses möglich; Zeitpunkt, handelnde Person, Aktion und Anlass werden vor der Anzeige protokolliert. Das Protokoll überdauert die Löschung deines Kontos und ist Teil deines Datenexports, dort ohne die Namen unserer Mitarbeitenden. In den Verwaltungsansichten der Mieterdetails, der Rohdaten, des Datenexports und der Import-Hilfe sind IBAN und Kontoinhaber bis auf die letzten vier Zeichen unkenntlich; eine Möglichkeit zum Aufdecken gibt es nicht.
Weitergabe. Benachrichtigungen per E-Mail über neue Nachrichten enthalten nicht deren Inhalt. An die KI geht je Funktion nur, was sie braucht (Datenschutzerklärung, Abschnitt 6); bei der Übernahme von Bestandslisten und im Support-Agenten werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Bankverbindungen vorher unkenntlich gemacht. Zur KI-Nutzung speichern wir nur Zeitpunkt, Funktion und Umfang, keine Inhalte. Der KI-Support-Agent bearbeitet derzeit keine Kundenanfragen; er ist abgeschaltet.
Löschen und Exportieren. Du kannst dein Konto jederzeit selbst mit sofortiger Wirkung löschen und deine Daten unabhängig vom Abo exportieren, die hochgeladenen Dateien auf einmal als ZIP-Datei mit einem Verzeichnis aller Dateien. Wird ein Dokument, ein Objekt oder ein Konto gelöscht, entfernt der Server auch die Dateien aus dem Speicher; ein täglicher Abgleich räumt nach, was dabei liegen geblieben ist. Ein automatischer Löschlauf für die Fristen aus Ziffer 9.2 ist gebaut und läuft derzeit im Probemodus: Er ermittelt die Fristen, verschickt und löscht aber noch nichts.
Anlage 3 – Unterauftragsverarbeiter
Diese Dienstleister verarbeiten Daten aus deinem Auftrag – dieselben, die auch die Datenschutzerklärung in Abschnitt 5 nennt; Einzelheiten zur Übermittlung in Drittländer stehen dort in Abschnitt 7.
Stripe verarbeitet nur deine eigenen Zahlungsdaten für unsere Abrechnung mit dir, keine Daten deiner Mieter, und ist darum hier nicht aufgeführt. Nutzt du „Mit Google anmelden“ oder die Google-Kalender-Anbindung, ist Google für dein Google-Konto eigener Verantwortlicher, nicht unser Unterauftragsverarbeiter (Datenschutzerklärung, Abschnitt 6a).
Anlage 4 – Zugriffe von Support und Verwaltung
Import-Hilfe. Mit „Support fragen“ bei einem Import erteilst du die Weisung, dass unser Support genau diesen Import-Entwurf einsehen und bearbeiten darf. Die Freigabe gilt sieben Tage und lässt sich jederzeit beenden; jeder Zugriff wird mit Anlass protokolliert, Bankverbindungen sieht der Support nur unkenntlich.
Anfragen per E-Mail. Bittest du uns per E-Mail um Hilfe mit deinen Daten, ist das eine Einzelweisung für diese Anfrage; wir sehen dafür nur ein, was wir zur Antwort brauchen, und protokollieren den Zugriff mit Anlass.
Betrieb und Sicherheit. Ohne deine Anfrage sieht unsere Verwaltung deine Inhalte nur ein, soweit das für den Betrieb und die Sicherheit der Anwendung nötig ist – etwa bei einer Störung oder einem Missbrauchsverdacht – oder ein Gesetz es verlangt; jeder solche Zugriff wird mit Anlass protokolliert.
Löschankündigungen. Die E-Mails nach Ziffer 9.2 an deine Mieter und Unterkonten schicken wir auf deine Weisung aus diesem Vertrag.